तपाईं साताभरि नै दिनरात काम गरिरहनुभएको छ तथा सामाजिक जीवनमा कुनै छाप छोडिरहनुभएको छ, तर यस्तो लाग्छ कि अझै धेरै गर्नुछ, होइन र ? जे होस्, हार्वर्डमा असल मान्छेहरुका लागि धन्यवाद, हामीलाई थाहा छ के आरोप लाउने हो ।
मोट्टोमा, म कैयौं नेताहरुसँग परामर्श गर्छु, तर तिनका कम्पनीमा हजार कर्मचारी छन् कि दस जना, तिनीहरु सबैले आफूले चाहेसरी प्रस्तुतिका लागि दिनमा पर्याप्त समय नभएको महसुस गर्छन् । हार्वर्डको नयाँ अध्ययनअनुसार, तिनीहरु सही छन् ।
‘लिडरको पात्रो’ भनिने यस अध्ययनले १२ वर्षको सम्पूर्ण तथ्य खोजेको छ, ताकि हामी यो सुनिश्चित गर्न सकौं कि हामीमध्ये अधिकांशले पहिले नै जानेको,– सीईओसँग धेरै संसाधन छन् तर पर्याप्त समय छैन । यदि तपाईं कुनै सङ्गठन चलाउनु हुन्छ भने तपाईंलाई यो समस्या हुन्छ । तपाईं साताभरि नै दिनरात काम गरिरहनुभएको छ तथा सामाजिक जीवनमा कुनै छाप छोडिरहनुभएको छ, तर यस्तो लाग्छ कि अझै धेरै गर्नुछ, होइन र ? जे होस्, हार्वर्डमा असल मान्छेहरुका लागि धन्यवाद, हामीलाई थाहा छ के आरोप लाउने हो ।
सभा–सम्मेलन । अध्ययनमा औसत सीईओले बैठकहरुमा आफ्नो समयको ७२ प्रतिशत खर्च गरेछन् । साँच्चिकै ? यतिसम्म कि धेरै मिटिङ उन्नत व्यवसायकै बराबरी हुन्छ भन्ने हार्वर्ड पनि विश्वास गर्दैन ।
गत वर्ष मात्रै, हार्वर्ड बिजनेस स्कुलका शोधकर्ताहरुले बैठकको महत्वबारे १८२ जना वरिष्ठ म्यानेजरको सर्वेक्षण गरे । त्यसमा ६५ प्रतिशतले बैठकले उनीहरुलाई आफ्नो काम पूरा गर्न बाधा पारेको बताए, ७१ प्रतिशतले बैठक अनुत्पादक र अक्षम हुने बताए तथा ६२ प्रतिशतले मिटिङले टिमको एकजुटतालाई हानि पुर्याएको बताए । बाफ रे बाफ !
अर्को शब्दमा, यी बैठकले निचोर्छन् । तर, तपाईंलाई यो पहिलेदेखि नै थाहा छ । हो, समय समयमा टिमलाई एकै ठाउँमा ल्याउन यो महत्वपूर्ण हुन्छ र कहिलेकाहीँ आनन्ददायक पनि । तपाईं समात्नुहुन्छ, जोड्नुहुन्छ, रणनीति बनाउनुहुन्छ, हाँस्नुहुन्छ तथा यहाँसम्म कि बाँध्नुहुन्छ । तर, ईमानदार हुनुहोस् । तपाईं पनि :,
बैठकभन्दा २० मिनेट अघिदेखि कुनै काम नगर्नुस्, किनकि जब त्यो काम रोक्नुपर्छ भने किन सुरु गर्नु ?
पहिलो १० मिनेट कफी खाएर, तयार भएर तथा कसैले केही भनेको छ भने त्यसलाई दोहोर्याएर बिताउनुहोस् ।
आफ्नो घडी हेर्न आधा समय खर्चनुहोस् किनकि यसपछि अर्को मिटिङमा बस्नुछ, त्यसपछि लगत्तै फेरि अर्को मिटिङ छ ।
जब तपाईं मिटिङमा हुनुहुन्छ, त्यतिबेला कुनै काम पूरा गर्न सकिन्थ्यो भनी झर्को मान्नुहोस् कि तपाईंलाई वास्तवमा भित्र आउनुपर्ने आवश्यकता नै थिएन ।
बैठक परिवर्तन गर्ने सल्लाह सामान्यतया एकै खालका हुन्छन् ः एउटा एजेन्डा दिनुहोस्, सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबैजना तयार भएर आउने छन् अनि मिटिङ छोटो गर्नुहोस् । तर, यदि तिनले काम गर्छन् भने अधिकारीहरुले अझै पनि मिटिङलाई त्यति नराम्रो मान्ने छैनन् । मसँग एउटा राम्रो आइडिया छ : मिटिङ गर्न बन्द गर्नुहोस् ।
यो अति भयो ? शायद, तर मेरा कुरा सुन्नुहोस् । आफ्ना मान्छे कहिल्यै नभेट्नु भनेर मैले सुझाव दिइरहेकी छैन । केवल उनीहरुसँग भेटघाट गर्न बन्द गर्नुहोस् जस्तो तपाईं गरिरहनु भएको छः सबैजना एउटा चीसो सम्मेलन कक्षमा बसेका छन्, यो मिटिङमा व्यर्थ गएको समयको सट्टा अब कति धेरै समयसम्म काम गर्नुपर्छ भनेर चिन्तित छन् । यसको साटो बरु, ‘मिटिङ–कीरो’बाट समय बचाउन लड्नुहोस् ।
१. ‘छोटो मिटिङ’ आयोजना गर्नुहोस् ।
टिमका सबैजनालाई एउटा म्यासेज आउँछः ‘पार्किङमा तुरुन्त जम्मा हुनुस् ।’ यसका लागि तयार हुने समय हुँदैन र अपेक्षा पनि थिएन । सबैले सुझाउँछन्, के भन्नुपर्छ तथा सबै कुरा १० मिनेटमा पूरा गरिन्छ ।
२. सार्वजनिक स्थानमा विचारमन्थन ।
स्टारबक्समा जानुभयो ? गइयो । ‘कफीहाउसको असर’बारे शोध गर्दा पृष्ठभूमिबाट आउने मध्यमस्तरको आवाज, जस्तै– कफी बनाउने मेसिनबाट निस्कने ‘फुस्स्स्स…’ ध्वनिले रचनात्मक कार्यमा सुधार हुने देखिएको छ । मेरो विश्वास गर्नुस्, कसैले पनि तपाईंको नयाँ एपको वास्ता गर्देन ः ती सबैले आफ्नो नयाँ उपन्यासबारे काम गरिरहेका छन् । साथमा, केफिन ! वाह !
३. पावरप्वाइन्ट बन्द गर्नुहोस् ।
वास्तवमा, सबै प्रविधिमा प्रतिबन्ध लगाउनुहोस् । फोन, प्रोजेक्टरजस्ता वाहियात कुरा छोड्नुहोस् । केवल छलफल गर्नुहोस्, सुन्नुहोस् र टिपन बनाउनुहोस् । त्यसै पनि तपाईंको स्लाइडमा कसैको ध्यान जाँदैन । सबै उँघेर बस्छन् ।
४. सरोगेट ‘कोर्ट रिपोर्टर’ पठाउनुहोस् ।
सीईओको उपस्थिति वास्तवमा कस्ता मिटिङमा आवश्यक पर्छ ? पर्दै पर्दैन भन्नुस् । यसको सट्टा कुनै यस्तो व्यक्तिलाई पठाउनुहोस् जसलाई तपाईंले सङक्षिप्त, प्रासङ्गिक नोटहरु लिन विश्वास गर्न सक्नुहुन्छ – त्यहाँ भएका सबै कुरा होइन, बरु महत्वपूर्ण कुरा मात्र । पछि सँधै व्यक्तिगत रुपमा बुझ्न सक्नुहुन्छ ।
५. मिटिङका लागि यताउति नहिँड्नुहोस्
यदि तपाईं स्टार्टअप हुनुहुन्छ भने मिटिङका लागि भ्रमण खर्च बेहोर्न सक्नुहुन्न, तथा जो जो तपाईंलाई भेट्न चाहन्छन् उनीहरुले यस्तो कुरा बुझ्नु पर्ने हो । त्यसकारण जबसम्म यस्तो मिटिङ तपाईंको व्यवसायका लागि ‘गर–या–मर’ हुँदैन, तबसम्म यस्ता कामका लागि फोन छँदैछ । यदि अर्को पार्टी फेस टाइम कुरा गर्न खोज्छ भने फेसटाइमकै सुझाव दिनुहोस् ।
(आईएनसी डट कममा प्रकाशित मोट्टोकी सहसंस्थापिका सन्नी बोनेलको लेखको अनौपचारिक अनुवाद ।)
